让工作效率UP起来

playding 发表于: 2008-10-19 10:48 来源: 扑奔PPT网

1.确定方向　不走冤枉路
俗话说：「马壮车好不如方向对」，这句话的典故來自春秋战国时期,，有位夫子备了很多物品，欲前往南方楚国，便向路人问路，路人答：「此路非往楚国。」夫子说：「我的马很壮，沒关系。」路人又再強调这不是去楚国的方向，夫子依然固执的说：「我的车很坚固。」路人只好叹息的说：「这不是往楚国的方向啊！」方向错误，再怎么努力都枉然。
仔細想想做这项工作的重点是什么，希望藉此得到什么结果，这样做之后是不是真的能得到想要的結果，与你的主管及上下游流程的同事一同讨论，再決定整个方向及流程。

小箴言
光是忙碌是不夠的,问题在于：我们到底在忙些什么？

2.做行事历及专案执行计划

事先做好计划表可以帮助你理清想做完的事，你可以利用以下的工具：

‧电脑软件，例如Outlook內有计划表、行程表和日历。

‧日历或是商务日志。

‧自行設計的简单表格。

以一天的计划表来说，首先列出你必須做的事，这些是你今天的首要工作；然后再列出应該做的事，以及可以做但并不急于一時的事。然后评估各项工作所需的時间，再決定如何把時间分配到这些工作上。记住，应該把最重要的事情放在一天中状况最好的時间內去做。一天的時间规划完成后，可以延伸成一周的计划，决定一周內最重要及必須做的事。每天要确认行程是否照计划进行。

小箴言
知道计划何時开始，就开始列进度，但不要让做计划的時间取代了执行的時间。

3.运用系統思考，工作分门别类进行
养成把握重点，循序渐进，集中力量的习惯，决定秩序，从最重要的事情着手。我们必須先决定哪一个工作比较重要，必須优先去做；那些比较不重要，可以缓办。不考虑优先次序所产生的另一结果，常是一无所成，而且被拖延或耽搁的事情，等之后再提出时，往往已失去時效性。
‧依工作的重要性決定完成工作的优先順序。

‧依工作的重要性決定投入工作的時间。

‧同性质、同种类、类似性高的工作一次解決。

‧不断地思考是否有更有效率的工作方法。

‧避免用过大的手段达成较小的目的以造成浪費，如殺鸡焉用牛刀。
小箴言
不要浪費時间做「垃圾」工作，去做那些会增加你生产力的工作。

4.事前准备需周到
在工作过程中再花時间去寻找所需的資料或工具，只会事倍功半，从而增加出错的机会。事前即將一切所需都准备好，即取即用。

6.創意使你輕鬆做事
有創造力，才不會為了一些問題苦思對策，在無例可循的情況下，急得像熱鍋上的螞蟻，坐立難安。時時評估創意帶來的好成果，在過程中你會領悟到，利用創意來解決問題是一種快樂而有趣的事，培養創意絕對是企業人必備的技巧之一。

7.適當的e化工具輔助
高科技能幫助你節省時間，不過先決條件是要選對適合自己的，考量你希望他為你做什麼？它對你有用嗎？購買軟體前你需先做研究，確定它的功能符合你的需求要讓e化工具確實幫你提升效率，請遵循以下步驟：
‧請教同時熟悉科技產品與你的工作內容的高手，了解你正考慮採用的工具有哪些利弊，是否能節省時間、提升生產力，增加你的工作優勢。
‧列一張採購評量表，跟賣場的銷售人員再討論一次。

‧花點時間贖練該工具的基本技巧，這時候所花的時間，將來都會加倍帶來利益。

一般會使用的e化工具，包括電腦及各式管理軟體、備份系統、電子郵件、網際網路（包含線上服務、全球資訊網、新聞佈告欄等）、個人數位助理（PDA）、行動電話、掃描器等，即使平常使用的電話、傳真機、錄音機等，其實都有一些功能可以提升效率。

8.借用他人的時間
要讓工作有效率，分工合作甚至找專家幫忙都是方法之一，授權是節省時間的終極武器，也是增加效率的法寶。投資一點時間常常和你的員工溝通，會產生很大的效益，尤其要讓他們搞清楚狀況，否則他們就不可能分攤工作負荷。

9.適度休息消除壓力
每份工作都有壓力，我們的壓力就在於自己的情緒管理上。情緒管理就像大禹治水一樣，最好能夠疏導，如果一股腦將不滿情緒發洩在工作或同事身上，只會讓工作受阻，代價更大。

丹尼爾‧高曼（Daniel Goleman）提出提升情緒智商的五個步驟：
1.我想成為什麼樣的人？想像一下幾年後自己想成為怎樣的人？思考一下自己典型的一天是什麼樣子？
2.我到底是誰？看清自己的弱點很重要，但也要了解自己的長處。
3.我要如何改變？擬定計畫朝目標去改變，按部就班，從自我覺醒開始練習。
4.改變要如何持續？改變要靠實踐，要一遍又一遍地提醒自己要打破過去的思考和行為模式。
5.找誰幫忙？要增進情緒管理的能力，一定要有人幫忙，創造支持我們改變的環境。

小箴言
在他人所轻蔑的事获得成功，是了不起的事。因为，这必須克服他人和自己。

10.適度休息消除壓力

很多人都有一種錯誤的觀念，以為多做一點事情，多花一點時間，就會有多一點代價。可是，人在筋疲力盡的狀態下，反而容易犯錯連連，也許隔天醒來，又要從頭來過；這個時候，選擇休息一天，或許工作效率會更高。而且，計劃未必能完全按照期望進行，此時，在時間表上留白，就有其必要性。
很多人都有一種錯誤的觀念，以為多做一點事情，多花一點時間，就會有多一點代價。可是，人在筋疲力盡的狀態下，反而容易犯錯連連，也許隔天醒來，又要從頭來過；這個時候，選擇休息一天，或許工作效率會更高。而且，計劃未必能完全按照期望進行，此時，在時間表上留白，就有其必要性。

大家对让工作效率UP起来的评论

DragonGo 发表于 2008-10-25 12:05:14: 有道理，但是很少有人能够坐到这些。:P
mosqutio2002 发表于 2009-7-19 12:14:28: ，顶一下，精简而又蕴含很多道理